À l’heure où le télétravail prend de l’ampleur et où la productivité doit être à son maximum, il est crucial d’être performant. Les modes de travail deviennent nomades et les sphères personnelles et professionnelles se mélangent. Maintenir une productivité optimale dépend de notre capacité à s’octroyer du temps et un lieu de travail dans un environnement propice. Retrouvez dans cet article des conseils pour travailler sereinement.
Créer un environnement propice
Pour être productif, il est essentiel de travailler dans un environnement adapté à vos besoins. Un espace de travail bien conçu peut avoir un impact significatif sur votre efficacité et votre bien-être. Voici quelques suggestions pour y parvenir.
Bureaux équipés
Louer des bureaux équipés peut être une excellente solution pour disposer rapidement d’un espace de travail complet, indépendamment de votre domicile.
Que vous soyez salarié ou travailleur indépendant, la location d’espaces de travail équipés vous permet de bénéficier des équipements nécessaires :
- Bureaux et meubles de rangement : avoir des meubles fonctionnels et ergonomiques peut grandement améliorer votre confort et votre productivité.
- Des chaises ergonomiques et des bureaux ajustables peuvent aider à prévenir les douleurs dorsales et autres problèmes de santé liés à une mauvaise posture.
- Téléphones et connexions Internet haut débit : une bonne connexion Internet est essentielle pour le télétravail.
- Assurez-vous que l’espace de travail que vous louez dispose d’une connexion rapide et fiable.
- Entretien général assuré : le fait de ne pas avoir à se soucier de l’entretien de votre espace de travail est un avantage considérable. Cela vous permet de vous concentrer sur votre travail sans distractions inutiles.
- Services complémentaires : accéder à des services tels qu’une photocopieuse, une machine à café, un vidéoprojecteur, et des salles de réunion peut faciliter votre quotidien professionnel.
Ces équipements sont souvent coûteux à acheter pour un usage individuel, mais peuvent être disponibles dans des bureaux équipés.
Bureau optimisé
Un bureau bien organisé est la clé pour rester concentré et productif tout au long de la journée. En prenant le temps d’optimiser votre espace de travail, vous pouvez améliorer votre efficacité et votre bien-être.
Voici comment :
Espace dédié au travail
Vous retrouverez facilement vos affaires et pourrez laisser vos dossiers en cours sur le bureau sans crainte qu’ils ne soient déplacés.
Un bon éclairage
C’est crucial pour éviter la fatigue oculaire.
Privilégiez la lumière naturelle autant que possible et complétez avec des lampes de bureau à LED pour un éclairage uniforme.
Bureau dégagé
Un plan de travail visuellement dégagé permet une meilleure vue d’ensemble de vos documents et réduit les distractions. Un espace propre et ordonné favorise la concentration dès le début de la journée.
Rangement quotidien
Prenez quelques minutes à la fin de chaque journée pour ranger votre bureau. Cela peut inclure le tri des papiers, le rangement des fournitures et le nettoyage des surfaces.
Gestion des câbles
Utilisez des clips et des attaches pour organiser les câbles et éviter qu’ils ne s’emmêlent. Un espace de travail sans câbles en désordre est non seulement plus esthétique mais aussi plus fonctionnel.
Décoration minimaliste
Une décoration simple limite les distractions et désencombre l’espace. Elle valorise les objets fonctionnels et nécessaires à votre activité. En fonction de votre milieu professionnel, mettez en valeur vos objets publicitaires et cartes de visite, créant ainsi une identité propre à votre entreprise.
Avec l’augmentation des réunions et appels en visioconférence, l’image que vous renvoyez de votre espace de travail est de plus en plus associée à celle de votre entreprise. Il est donc crucial d’y être vigilant. Un espace bien organisé et esthétiquement agréable peut renforcer la perception professionnelle que vos interlocuteurs ont de vous et de votre entreprise.
Optez pour des couleurs neutres et apaisantes pour les murs et les meubles. Des teintes comme le blanc, le gris ou le bleu clair peuvent aider à créer une ambiance calme et propice à la concentration.
Limitez les éléments décoratifs à quelques pièces significatives qui vous inspirent. Cela peut inclure des œuvres d’art minimalistes, des objets souvenirs ou des citations motivantes. Une décoration minimaliste évite de vous déconcentrer en vous rappelant des souvenirs agréables ou en attirant trop votre attention.
Adoptez une approche minimaliste en ne gardant sur votre bureau que les objets essentiels à votre travail.
Cela inclut votre ordinateur, des outils de rédaction et quelques fournitures de bureau. Un bureau dégagé favorise la concentration et l’efficacité, tout en projetant une image professionnelle et soignée lors de vos réunions virtuelles.
Se débarrasser du superflu
Éliminer les éléments inutiles de votre espace de travail vous aidera à mieux vous concentrer et à être plus efficace. Voici comment procéder :
- Tri régulier : Faites un tri régulier de votre espace de travail. Identifiez ce que vous n’utilisez plus et débarrassez-vous-en. Cela inclut les vieux documents, les fournitures de bureau inutilisées et les gadgets obsolètes.
- Don ou recyclage : Donnez ou recyclez les objets dont vous n’avez plus besoin. Cela peut inclure des fournitures de bureau, des livres ou des équipements électroniques. En plus de libérer de l’espace, cela peut bénéficier à d’autres personnes.
- Rangement optimal : Utilisez des boîtes de rangement, des étagères et des tiroirs pour organiser vos affaires. Assurez-vous que tout a une place spécifique et que vous pouvez y accéder facilement.
Catégoriser et organiser
Une bonne organisation vous permet de gagner du temps et de rester concentré sur vos tâches importantes. Voici quelques conseils pour mieux organiser vos documents et dossiers :
Étiquetage et classement
- Étiquetez vos dossiers et créez des sous-dossiers pour chaque projet, avec les dates et coordonnées des interlocuteurs.
- Organisez vos travaux en trois catégories : à faire, en cours et terminés. Gardez à portée de main ce que vous utilisez fréquemment.
- Étiquettes claires : Utilisez des étiquettes claires et lisibles pour identifier vos dossiers. Cela vous permettra de trouver rapidement ce dont vous avez besoin.
- Classeurs et dossiers suspendus : Utilisez des classeurs et des dossiers suspendus pour organiser vos documents. Assurez-vous que chaque dossier a une place spécifique et est facilement accessible.
- Systèmes de gestion : Investissez dans un bon système de gestion de documents. Il existe de nombreux logiciels et applications qui peuvent vous aider à organiser et à suivre vos documents de manière efficace.
Éliminer les distractions
Pour maintenir une concentration optimale, il est important de minimiser les interruptions et les distractions. Voici quelques stratégies pour y parvenir :
- Décoration simple : Comme mentionné précédemment, une décoration simple et minimaliste peut aider à réduire les distractions visuelles.
- Espace dédié au travail : Créez un espace de travail distinct de vos espaces de vie. Cela vous aidera à vous concentrer sur vos tâches professionnelles et à éviter les distractions domestiques.
- Temps hors connexion : Envisagez de prévoir des périodes de travail hors connexion. Cela signifie désactiver les notifications et éviter les distractions numériques pour vous concentrer pleinement sur vos tâches.
- Méthode Pomodoro : La méthode Pomodoro consiste à travailler par tranches de 25 minutes, suivies de courtes pauses. Cette technique peut vous aider à maintenir votre concentration et à gérer votre temps plus efficacement.
S’organiser
Une bonne organisation quotidienne est essentielle pour éviter le stress et maximiser votre productivité. Voici comment structurer vos journées de manière optimale :
- Tâches rapides : Si une tâche prend moins de cinq minutes, faites-la immédiatement. Cela vous permettra de réduire le nombre de petites tâches qui s’accumulent et de vous concentrer sur des tâches plus importantes.
- Gestion des emails : Répondez quotidiennement à vos emails pour éviter qu’ils ne s’accumulent. Définissez des créneaux horaires spécifiques pour consulter et répondre à vos emails afin de ne pas être constamment interrompu.
- Planification quotidienne : Planifiez votre journée la veille. Notez les tâches à accomplir et organisez vos dossiers en conséquence. Cela vous permettra de commencer votre journée en sachant exactement ce que vous devez faire.
- Planification mensuelle : À la fin du mois, prévoyez un temps dédié pour planifier les étapes clés du mois suivant. Avoir une vue d’ensemble de vos projets et déplacements vous permettra de mieux organiser votre temps et de réduire le stress.
Réseauter en dehors de chez soi
Se créer un réseau professionnel peut vous apporter des ressources précieuses et de nouvelles opportunités. Voici comment développer et entretenir votre réseau :
- Événements professionnels : Participez à des événements professionnels, des conférences et des ateliers. Ces occasions vous permettent de rencontrer des personnes de votre secteur et d’élargir votre réseau.
- Espaces de coworking : Travailler dans des espaces de coworking vous permet de rencontrer des professionnels de divers horizons. Ces interactions peuvent générer des opportunités d’affaires et vous apporter de nouvelles perspectives.
- Réseaux sociaux professionnels : Utilisez les réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn pour rester en contact avec vos collègues et élargir votre réseau. Participez à des groupes et discutez avec des professionnels de votre domaine.
Améliorer son bien-être
Prendre soin de votre bien-être est essentiel pour maintenir une productivité élevée et une bonne santé mentale. Voici quelques conseils pour améliorer votre bien-être au quotidien :
- Pauses régulières : Prenez des pauses régulières pour éviter la fatigue et maintenir votre niveau d’énergie. Profitez de ces pauses pour vous lever, vous étirer et vous aérer l’esprit.
- Activité physique : Intégrez une activité physique dans votre routine quotidienne. Que ce soit une marche, une séance de yoga ou un entraînement plus intense, l’exercice physique contribue à votre bien-être général.
- Détente : Assurez-vous de prendre du temps pour vous détendre en dehors de vos heures de travail. Pratiquez des activités qui vous plaisent et vous relaxent, comme la lecture, la méditation ou les loisirs créatifs.
- Habitudes de vie saines : Adoptez de bonnes habitudes de vie, telles qu’une alimentation équilibrée, un sommeil suffisant et une bonne gestion du stress. Ces habitudes contribueront à votre épanouissement professionnel et personnel.
En suivant ces conseils, vous pouvez créer un espace de travail efficace et agréable, que vous soyez chez vous ou en déplacement.
Optimisez votre environnement et vos habitudes pour améliorer votre productivité et votre bien-être au quotidien.
Avec ces stratégies, vous pouvez transformer votre espace de travail en un lieu où vous vous sentez motivé, organisé et prêt à relever les défis de la journée.
Une bonne organisation et un environnement propice au travail sont des éléments clés pour une productivité optimale et un bien-être personnel.